סקיצה 1, סקיצה 2, סקיצה 3.
עדכון א', עדכון ב', עדכון ג'.
רגע, יש כאן סתירה – מה התכנית האחרונה המעודכנת?
איזה מהקשקושים הוא הנכון?
להתקשר שוב ללקוח? לא נעים… וממש חבל על הזמן…
מוכר?
מצוי מאוד לצערנו, ועם זאת – ממש לא מוכרח.
אני כאן כדי לספר לך איך:
בחברות גדולות ומסודרות יש מה שנקרא 'נהלים':
נוהל קליטת עובד, נוהל קבלת לקוח, נהלים לניהול פרויקט ועוד.
אז מהו נוהל (או במילה אחרת – פרוצדורה)?
הנה ההגדרה:
פרוצדורה היא קבוצה של שלבים או הוראות שמבוצעים לפי סדר מסוים
כדי לבצע משימה מסוימת או להשיג תוצאה רצויה.
נהלים משמשים לעתים קרובות בתעשיות שונות,
כולל שירותי בריאות, ייצור ופיננסים, כדי להבטיח עקביות ויעילות בתהליכים.
ניתן לתעד אותם בצורה כתובה או להציג אותם בצורה ויזואלית,
כגון תרשימי זרימה או דיאגרמות.
נהלים בדרך כלל מתארים את הפעולות, המשאבים והכוח אדם הנדרשים להשלמת משימה או פרויקט,
ועשויים לכלול גם מידע על לוחות זמנים, תקני איכות ופרוטוקולי בטיחות.
על ידי ביצוע נהלים שנקבעו,
ארגונים יכולים לצמצם שגיאות,
לשפר את הפרודוקטיביות ולשמור על רמת איכות גבוהה במוצרים או בשירותים שלהם.
כשיש לנו נהלים ברורים ומסודרים,
נוכל לחסוך זמן משמעותי ביותר,
להימנע מרוב מוחלט של טעויות ה"אי שימת לב"
וליהנות מסדר ובהירות בעבודה.
רוצה גם?
זה לא כ"כ מסובך,
אבל זה כן דורש זמן,
וחשיבה מדוייקת על כל הפרטים.
(לא חייבים להקיף הכל בבת אחת,
אפשר להתחיל מתחום מסוים
וכשיש זמן להתקדם הלאה.
אם תתחילי, תגלי פתאום שיש לך הרבה זמן…)
אתן דוגמא קטנה עד כמה זה משמעותי:
כשאני עוברת עם לקוחות שלי על התהליך של קליטת לקוח
ומפרטים אותו לשלבים,
הרבה יותר בקלות אנחנו יכולות לגלות איפה הלקוחות נופלים:
אם זה קושי במכירה, או שאין מספיק פולואפ (פניה חזרה ללקוחות מתעניינים)
או כל דבר אחר,
וכך אנו יודעות על מה לעבוד!
בלי סדר ובהירות בשלבים – אין אפשרות להתקדם קדימה
דוגמא נוספת:
כשאני עוברת על המשימות שיש לי בשלבים השונים של התהליך,
אני יכולה לגלות איפה אפשר לקצר את המשימה/ להעביר אותה למישהו אחר/ למשהו אחר (תוכנה/ אוטומציה וכד')
או שבעבודה נכונה מגלים שהמשימה מיותרת לחלוטין
(כמו לחפש את הסקיצה העדכנית…:))
בקיצור – זה משתלם!
איך עושים את זה?
יש הרבה כלים ואפשרויות,
כלי פרקטי ויעיל שאני משתמשת בו,
הוא בעזרת מפת חשיבה,
ניתן ליצור מפה ידנית
ויש גם תוכנות מצוינות לעניין
אני משתמשת ב: Xmind,
היא בהחלט עוזרת לסדר את הראש
והאפשרות החינמית שלה מספיקה בהחלט
מכאן מורידים:
(ואין לי אחוזים…)
והנה דוגמא לתהליך שעוברות הלקוחות שלי אצלי:
קשה לראות מה כתוב, וגם לא רלוונטי בשבילך,
אבל אפשר להבין את הרעיון)
בהצלחה!
כמה מילים על כותבת הטור
שרה אנסבכר, Next Level
058-323-6701
